Понятие депонирования заработной платы

Значительная часть предприятий и организаций перешли на обслуживание расчетов с сотрудниками с использованием банковских карт. Это существенно облегчает деятельность работников бухгалтерии. В отдельных компаниях по-прежнему применяют кассовый метод оплаты труда. Зачастую причина кроется не в нежелании перехода на более современные механизмы взаимодействия, а в дороговизне зарплатного проекта или отдаленности от банковских терминалов. В таких случаях вопрос правильного оформления депонированной заработной платы для них остается актуальным.

Деньги

Понятие

Опираясь на трудовое законодательство, не реже двух раз в месяц сотрудники обязаны получать вознаграждение за выполненный фронт работы. Ежегодно на предприятии между администрацией и трудовым коллективом заключается трудовой договор, которым регламентируются обязательные сроки аванса и основной части заработка.

Ситуация, когда в отведенное время человеку или группе лиц не выдали полученные средства, порождает термин депонированной заработной платы. Понятие имеет французские корни, «dépôt» переводится как склад, хранилище и созвучно с депозитом и депонентом.

Соответственно депонированная заработная плата – это часть причитающихся сотруднику выплат, находящаяся на хранении у работодателя, подлежащая выдаче по первому требованию. Сюда не относятся выплаты, не выданные своевременно по вине управляющего состава.

Причины и сроки депонирования

Причины неполучения работником принадлежащих ему средств могут носить различный характер:

  • внезапная болезнь;
  • отпуск;
  • долгосрочная командировка;
  • отсутствие ввиду выходных.

Дожидаться его явки длительное время недопустимо.

Соблюдая положение Центробанка, ежегодно бухгалтерская служба проходит обязательную процедуру оформления лимита кассы. Этим документом устанавливаются ограничения на сумму наличных средств, разрешенных на хранение в кассе. Суммы, превышающие установленный размер, подлежат возврату на расчетные счета. Ограничения снимаются на дни выдачи социальных выплат сотрудникам, включая зарплату.

Период составляет:

  • для всех организаций, учреждений и предприятий — 3 дня;
  • для Крайнего Севера и приравненных к нему местностей он увеличен до 5 дней.

По окончании этого времени средства, превышающие закрепленный лимит, кассир обязан возвратить в банковское учреждение.

Процесс выдачи денежных сумм осуществляется с применением платежных ведомостей. Фиксация выплаты подтверждается подписью получателя напротив своей фамилии и указанной суммы. Ввиду отсутствия такой отметки кассир в отведенной графе осуществляет надпись «депонировано» либо штампом с аналогичной надписью проставляет оттиск. В конце документа прописью указывается выплаченная и депонированная зарплата. Расходный кассовый ордер оформляется на сумму выданных средств.

Выплата или списание

Разрешить судьбу депонированных средств реально двумя способами:

  • Если сумма небольшая и не превышает установленный размер лимита, ее можно оставить в кассе и выдать предъявителю в момент его обращения.
  • При отсутствии такой возможности невыплаченная заработная плата подлежит процедуре возврата в банковское отделение на счет владельца.

Для удобства отслеживания подобных ситуаций оформляется реестр депонированных сумм. Ранее это действие было обязательным условием, на данный момент носит рекомендательный характер.

В документе отражаются:

  • идентификационные данные работающего человека (табельный номер, Ф.И.О.);
  • расчетный период;
  • размер задолженности;
  • номер ведомости на выплату;
  • графа для отметки о погашении с указанием даты и номера РКО.

Помимо реестра на законодательном уровне предусмотрено ведение книги учета депонентов. Для занесения сведений о выплаченной зарплате предоставляется 12 граф исходя из количества месяцев. В конце года оставшаяся зарплата, которая не была выплачена, переносится в обновленную форму аналитического учета.

Период, когда работник вправе востребовать причитающуюся ему зарплату, обозначен в 3 года. По окончании закрепленного периода средства учитываются как доход организации с отнесением на счет 91.1.

Действия работника и кассира

Для получения принадлежащих средств работнику достаточно обратиться в бухгалтерскую службу с устной просьбой или письменно оформленным заявлением. В случае смерти получателя выплата полагается близким родственникам при предъявлении и правильном оформлении соответствующих документов. В обстановке, когда требуемые средства в кассе отсутствуют, подается заявка в отделение банка на ее получение.

Существует несколько вариантов, когда член коллектива может получить причитающуюся ему сумму:

  • в период выплаты ближайшего аванса;
  • во время получения очередной заработной платы;
  • в специально выделенный для этих целей день.

Во избежание недоразумений и спорных ситуаций между сотрудником и администрацией, порядок возврата депонированных сумм лучше оговорить в локальных правовых актах.

Процесс выдачи депонированных сумм включает следующие этапы:

  • Полученные в банковском учреждении средства первоначально оформляются приходным кассовым ордером.
  • Выдача организована с применением РКО. При передаче средств доверенному лицу в документе отражаются и его паспортные данные.
  • Возврат депонентных сумм одновременно группе лиц оформляется ведомостью. Законность действий подтверждается подписями ответственного бухгалтера и руководителя.
  • Все операции подлежат фиксации в книге учета кассовых операций и находят свое отражение в книге депонентов с указанием номера РКО и его даты.

Учет и проводки

Все операции находят свое отражение в бухгалтерском учете с помощью проводок.

Вид операции Дебет Кредит
Возникновение депонированной суммы 70 76/4
Возврат из кассы на расчетный счет 51 50
Получение из банка востребованной суммы 50 51
Выплата работнику 76/4 50
Невостребованная по истечении 3-х лет сумма 76/4 91/1
Возникновение отложенного налогового актива 09 68

Налогообложение

В зависимости от метода ведения учета, выбранного предприятием, имеет значение, будет ли влиять депонированный заработок на сумму начислений по налогу на прибыль или нет.

Существует два варианта развития событий:

  • Применяемый метод начисления предусматривает включение депонированных средств в состав расходов в том периоде, когда было произведено их начисление. В этой ситуации разницы между обоими видами учетов не существует.
  • При кассовом методе начисленные, но невыплаченные своевременно суммы входят в состав расходов по бухгалтерскому учету, а по налоговому нет. При этом появляется вычитаемая временная разница, образовывая отложенный налоговый актив (ОНА). После выплаты депонентов он списывается с кредита счет 09 в дебет счета 68, субсчет расчетов по налогу на прибыль.

В соответствии с НК РФ выдаче заработанных средств сотрудникам предшествуют удержания и перечисления в бюджет НДФЛ не позже дня получения таких сумм в учреждениях банка. Поэтому вне зависимости от того, какая сумма по зарплате выплачена, а какая депонирована, налог предварительно будет перечислен.

Страховые взносы

Порядок перечислений по ЕСН и страховым взносам регламентируется законодательными актами РФ:

  • Для авансовых перечислений по единому социальному налогу установлен обязательный срок. Эта дата не зависит от выплаты заработка.
  • Взносы по пенсионному страхованию производятся по мере зачисления зарплатных средств на счета сотрудников или их получения в кассу компании для наличных расчетов. Операции проводятся не позднее 15-го числа в месяце, следующим за периодом начисления.
  • При оплате согласно трудовым договорам перечисление взносов по страхованию от несчастных случаев осуществляется в день, оговоренный для выплаты зарплаты.

Законодательными актами не предусмотрено отсрочки платежей по ЕСН, пенсионным взносам и взносам на страхование по несчастному случаю в связи с депонированием средств по заработной плате.

Если сумма осталась невостребованной

Требования на возврат депонированного заработка работник вправе предъявить в продолжение трехлетнего периода после его возникновения. По окончании выделенного времени средства зачисляются на внереализационные доходы предприятия.

Процедура списания оформляется несколькими документами:

  • Необходимо проведение инвентаризации расчетов, составление соответствующего акта с перечислением отдельных фамилий сотрудников.
  • Бухгалтерская справка с указанием даты и причины возникновения задолженности.
  • На основании двух предыдущих документов издается приказ руководителя о списании задолженности по заработной плате на доходы компании.

Без соответствующих документов операция считается незаконной. Учет и оформление организовывается в последний день месяца, когда истекло время исковой давности.

Работодатель несет ответственность на законодательном уровне за невыплату депонированных средств. Объектом контроля являются все операции по правильному оформлению и своевременному перечислению таких сумм.

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить