Оформление акта приема-передачи трудовых книжек — образец

Увольнение кадрового работника всегда связано с длительными бюрократическими процедурами, утвержденными на законодательном уровне. Во время передачи дел принятому на эту должность служащему всегда требуется составление акта приема-передачи трудовых книжек строго в соответствии с утвержденным в министерстве образцом.

Составление этого акта вынужденная мера, введенная для снятия с вновь прибывшего сотрудника любой, даже административной ответственности за отсутствующие, но числящиеся в отделе кадров трудовые книжки. Во время согласованной с работодателем проверки также обязательно проводится дополнительный осмотр их состояния.

Акты приема-передачи ТК

Что означает акт передачи-приема

Любой наниматель, подчиняясь приказу Правительства России от 16 Апреля 2003г. № 225 «О трудовых книжках», обязан организовать работу отдела кадров по надлежащей сохранности и учету установленных законодательством документов. Поэтому при передаче всех дел очень важно оформить прием служащим трудовых и всех бланков строго по всем правилами.

Акт – это официальный документ, составленный членами созданной комиссии и несколькими заинтересованными лицами, подтверждающими проведенную ревизию. После проведенной проверки фактического наличия на предприятии трудовых книжек, с обязательным включением невостребованных уволенными сотрудниками, и после последующей приемки документов новым кадровым специалистом составляется акт.

Кроме составления акта следует также соблюдать правила и специальные инструкции о порядке составления актов, разработанные государственными ведомствами. Все члены комиссии, закрепленные приказом по организации за процессом передачи документов, обязательно следят за правильностью оформления акта и соответствием внесенных в него данных, после чего расписываются в нем.

Акт заверяется официальной печатью организации и передается на последующее хранение в отдел кадров.

Аналогичный порядок передачи используется и в отношении любого перемещения трудовых книжек с вкладышами по предприятию.

Дополнительные документы

Кроме обязательных документов кадровому сотруднику обязательно следует передать еще и книгу учета движения документов, которая ведется с целью фиксирования подписи служащих, в том числе уволенных, и всегда ведется только вручную. При ее утрате невозможно больше никогда восстановить все занесенные в нее данные. Обязательно стоит проверить, действительно ли соответствуют записи в трудовых книжках записям, зафиксированным в Книге учета.

Сотрудник, начиная свою работу, должен заботиться о наличии в отделе запасных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Такой запас предусмотрен на законодательном уровне, а точнее, в правилах ведения и сохранности пункт № 44, утверждённым приказом Правительства России №225.

Структура акта

Акта приема-передачи — это унифицированная форма, которая утверждена соответствующими нормативными актами и обязательна для всех организаций. Сопровождающий данную процедуру передачи документов акт содержит всю необходимую информацию:

  • полный перечень всех находящихся в организации трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого работника в алфавитном порядке с отметкой о наличии или отсутствии вкладыша;
  • тщательное описание состояния документов (ветхие, нормальные);
  • полный список всех должностей, фамилии, имя и отчество комиссионных сотрудников, участвующих в процедуре их передачи-приема;
В акте обязательно должна оставаться пустая графа, в которую вносятся сведения о количестве незаполненных бланков трудовых книжек. Здесь также фиксируется количество переданных новых бланков и вкладышей в них.

Содержание акта

Образец акта приема-передачи обязательно содержит ниже перечисленные данные:

  • фамилия, имя и отчество служащего;
  • серия, порядковый номер вкладыша;
  • любые замечания, вызванные неправильно оформленными документами;
  • полная информация об отсутствии в отделе или о любом повреждении;
  • итоговое количество документов, в том числе количество невостребованных документов ранее уволенными трудящимися;

В этом же акте проверяющая комиссия обязана зафиксировать приемку новых бланков и вкладышей. В акте должны быть указаны инициалы и должности составителя акта и присутствующих при передаче лиц. Кроме этого, в документ вносится следующая информация:

  • дата составления акта;
  • занимаемая должность, Ф.И.О. передающего лица;
  • Ф.И.О. и должность принимающего все документы лица.

Образец акта

¦ №¦Фамилия, имя, Отчество¦ Номер, серия бланка ¦ Примечания ¦

¦ п/п¦ отчество ¦ трудовой книжки, ¦ ¦

¦ ¦ владельца ¦ вкладыша в нее ¦ ¦

____________________________________

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

—————————————————————————————————-

¦ 1 ¦Агузарова ¦Трудовая книжка серия ¦Трудовая книжка находится ¦

¦ ¦Епифания ¦АТ-IV N 5869599 ¦книжка работника ¦

¦ ¦Сергеевна ¦Вкладыш в трудовую книжку ¦ ¦

¦ ¦ ¦ серия TК-E № 6098014 ¦ ¦

————————-/—————————/—————————————

¦ 2 ¦Баранов ¦Трудовая книжка ¦В трудовой книжке ¦

¦ ¦Сергей ¦серия TК-E № 2362992 ¦ ветхое состояние ¦

¦ ¦Владиславович ¦ ¦уволен 15.04.2009 ¦

————-/—————————/————————————————

¦ 3 ¦… ¦…

—————-*———————-*———————————————————

¦ 84 ¦Чериковский ¦Трудовая книжка ¦Трудовая невостребованная ¦

¦ ¦Андрей ¦ серия TК-E № 029641 ¦отсутствует запись ¦

¦ ¦Леонидович ¦ ¦переведен на другое предприятие¦

Итого: вкладышей- 15 шт, трудовых книжек — 84 (в том числе пять невостребованных. Всего вкладышей и трудовых книжек — 99.

Также сотруднику передаются нижерасположенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

————*——————————-*——————————————

¦ Вид бланка ¦ Серия ¦ Номер ¦ Вид бланка ¦ Серия ¦ Номер ¦

*———————*———————————*———————

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6

*———————*———————————*———————

¦Трудовая ¦ТК ¦123456 ¦Вкладыш в трудовую ¦ВК ¦012345 ¦

¦книжка +———+———+книжку +———-+———+

¦ ¦ТК ¦4567890 ¦ ¦ВК ¦4567890 ¦

*———————*———————————*———————

Итого: бланков вкладышей – 7; бланков трудовых книжек – 6.

Всего бланков — 13.

Сдала:           Ф.И.О.

Приняла:     Ф.И.О.

Члены комиссии:

Экономист       Ф.И.О.   подпись

Юрисконсульт         Ф.И.О.   подпись

Секретарь                 Ф.И.О.   подпись

После завершения передачи и составления акта уволенный кадровый работник уже не несет ответственности за документы. Но, прежде чем передавать все дела в присутствии комиссии, стоит самостоятельно оценить текущее состояние дел, чтобы во время передачи и проверки не было негативных моментов, связанных с неправильно оформленными или отсутствующими кадровыми книжками.

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить