Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Когда в трудовой книжке, в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», уже заполнены страницы и негде сделать запись, в нее нужно вшить вкладыш.

Правила оформления и заполнения такого вкладыша соответствуют правилам для заполнения трудовой книжки, но, несмотря на это во время заполнения вкладыша появляется много существенных нюансов. Эти тонкости необходимо учесть и соблюсти для того, чтобы документ был подлинным.

Оформить вкладыш в ТК

Так случается, что у человека, который активно трудится, в трудовой книге незаполненные страницы указанных разделов быстро заканчиваются. По каким причинам это происходит:

  • Частота смены работы.
  • Стремительный карьерный рост.
  • Наличие поощрений, которые требуют внесения в трудовую книгу.

Чтобы не заводить новую трудовую книжку и продолжать работать, был разработан специальный защищенный от подделок вкладыш.

Правила оформления вкладыша

  • Тот работодатель, за время работы у которого, у вас в трудовой книге закончились пустые страницы в указанных разделах, должен заполнить вкладыш в трудовую книгу.
  • Титульный лист вкладыша должен содержать фактическую дату своего заполнения, датой заполнения не должна быть дата заведения трудовой книжки.
  • В этот вкладыш вносят ту персональную информацию о сотруднике, которая является действительной на текущий момент (к примеру, с тех пор как была заведена трудовая книга, у работника поменяться фамилия, измениться образование, и другие данные).
  • Титульный лист должен содержать подпись работника и печать работодателя, заводившего этот вкладыш.

Количество вкладышей, которые можно при необходимости заводить, не ограничивается.

Форма вкладыша и объемы его разделов утверждены правительственными постановлениями (объем раздела «Сведения о работе» составляет девять разворотов, а «Сведения о награждениях» — восемь разворотов).

Согласно пункту №38 Правил, работодатель должен вести и оформлять вкладыш в том же самом установленном законом порядке, что и трудовая книжка. Если вкладыш предъявить отдельно от трудовой книжки, то он не будет считаться действительным.

Правила вшивания

Итак, после того как оказались заполненными все страницы разделов, где указаны сведения о работе или о награждении, для работника заводят вкладыш в трудовую книжку и вшивают его. Не существует законов, которые указывали бы как именно нужно вшивать это дополнение.

Нет указаний по поводу того, где именно должен находиться вкладыш (вначале, середине или конце) в трудовой книжке, какой должна быть нить и сколько раз можно делать проколы. Эта деталь не является принципиально важной ни для работника, ни для работодателя, ни для контролирующих органов.

С технической точки зрения будет удобнее вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, но тогда он будет разделять некоторые записи, поэтому во многих случаях его вшивают в конце суровой нитью примерно на четыре или пять проколов – между задней обложкой и последней страницей трудовой книги.

Вкладыш должен быть прикреплен к трудовой книге именно с помощью вшивания. Его не нужно вклеивать, просто вложить, прикрепить степлером, или каким-то другим способом, потому что все эти способы не могут обеспечить его сохранность.

Согласно законодательству РФ работодатель должен иметь свой штамп, если нет штампа – его необходимо заказать.

Как трудовая книжка, так и вкладыш выдается за плату, которая соответствует размеру расходов на покупку бланка. Работник имеет право внести оплату удобным ему способом:

  • путем внесения наличных в кассу;
  • перечислить средства на счет своей организации;

Также эти документы могут выдаваться и бесплатно в том случае если такая возможность предусмотрена в нормативном акте.

Ошибки при оформлении

Иногда случается так, что тот, кто заполняет документы, допускает ошибку, когда заводит вкладыш к трудовой книжке. В такой ситуации нельзя делать исправления. Испорченный вкладыш необходимо утилизировать по соответствующему акту. Чтобы подтвердить проведение утилизации испорченного вкладыша нужно вырезать номер вкладыша (он уникален) и вклеить в журнале учета.

Одной из наиболее распространенных ошибок при оформлении трудовой книжки можно описать так: фрагмент записи, которую нужно внести в «Сведения о работе», вносят в «Сведения о награждениях».

Это может возникнуть, когда «Сведения о работе» уже полностью заполнены, и в отделе кадров, по невнимательности, могут внести запись не в тот раздел. В таком случае согласно Правилам не допускается зачеркивание неправильной записи. Тогда нужно признать запись недействительной и вписать правильную запись, ну а затем оформить вкладыш к трудовой книжке.

Также запрещены следующие действия:

  • использовать новый бланк трудовой книги вместо того, чтобы заполнить вкладыш в трудовую;
  • зачеркивание последнего слова в разделе «Сведения о награждениях» и изменение его на слово «работе»;
  • приклеивание или подшивание чистых листов в трудовую книжку;

Нюансы, связанные с заполнением вкладыша:

  • Вкладыш ведется таким же образом, как и сама трудовая книжка.
  • Это дополнение не имеет никакой юридической силы без трудовой книжки.
  • Когда у работника предприятия во время трудовой деятельности изменилась фамилия, то это должно быть отражено и в трудовой книжке, и во вкладыше к ней.
  • Если на странице больше нет места, а запись в книжке еще не закончилась, то тогда запись просто переносится во вкладыш с того самого места, где ее пришлось оборвать.
  • Если тот работодатель, который заводил ваш вкладыш, не поставил в нем свою печать, а вы уже трудитесь на другой работе, то нужно обратиться к этому нанимателю за проставлением этой печати во вкладыше (то есть ее должен поставить ваш предыдущий работодатель, а не настоящий).

При смене фамилии

Работодатель должен инструктировать рабочего о нюансах, которые необходимо учесть и соблюсти при смене фамилии во время оформления вкладыша к трудовой книге. Правила изменения персональных данных обычно хранятся в бухгалтерских и кадровых бумагах.

Работник, у которого изменилась фамилия, может прийти к директору с написанным заявлением и документами, которые указывают на смену фамилии (паспорт, свидетельство о разводе или заключении брака или свидетельство о смене фамилии).

Далее, должны быть сделаны следующие шаги:

  • Когда руководитель получил от работника все что нужно для этой процедуры, он должен на самом заявлении поставить резолюцию.
  • Потом сотрудник из отдела кадров внесет запись уже в трудовой книге при смене фамилии.
  • Затем руководитель издает приказ о процедуре смены фамилии.
  • После этих действий человек, который ответственен за внесение изменений в документации может приступить к работе.
На титульном листе нужно изменить информацию о фамилии сотрудника. Как это сделать? Зачеркнуть бывшую фамилию и вписать новую. Также сама запись о смене фамилии в трудовой, вносится именно на внутренней стороне, в большинстве случаев на обложке, с помощью указания ссылок на другие документы и их реквизиты.

Эти данные передаются работодателю для проставления подписи и печати. Также подобным образом будут внесены изменения в личную карту сотрудника.

Запись в трудовой о вкладыше

Лучше всего сначала завести сам вкладыш, заполнить титульную страницу вкладыша, внести запись в штампе на трудовой книжке, а потом уже подшить его в книжку.

Если не соблюсти эту последовательность, то данные в трудовой нужно будет исправлять, поставить новый штамп вместе с реквизитами вкладыша. Последняя процедура будет проблематичной, поскольку на титульном листе трудовой книжки совсем немного места, да и сама она маленькая.

Вкладыш в ТК

Нумерация записей во вкладыше

Нумерация во вкладыше будет продолжением той нумерации, которая начата в трудовой, то есть она не будет начинаться сначала. Если последняя запись в трудовой в сведениях о работе была под номером «12», значит, первая запись во вкладыше будет под номером «13».

Когда выдается вкладыш к трудовой книге, в ней ставят штамп «Выдан вкладыш» (именно штамп, а не запись от руки), а затем фиксируется серия и номер вкладыша. Где его поставить? Два варианта:

  • либо в трудовой книге на титульном листе (расположить штамп вверху так, чтобы он не закрыл другие записи);
  • либо на внутренней стороне передней обложки трудовой книжки;
Итак, зная эту очень важную информацию, каждому трудящемуся будет намного легче знать последовательность действий, которые нужно сделать при смене фамилии, правила внесения и оформления записей в трудовую книгу и во вкладыш к ней, как избежать ошибок при оформлении и вшивании вкладыша.

Все это является полезной информацией для того, чтобы избежать трудностей, которые могут возникнуть при несоблюдении правил, предусмотренных законодательством. Поэтому «предупрежден – значит, вооружен».

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить