Правила оформления трудовой книжки при приёме на работу

Главным атрибутом при первом официальном устройстве на работу должна быть трудовая книжка. Будущий сотрудник предоставляет чистый её бланк или получает от компании, а кадровый работник заполняет. Также все сведения переносятся в специальный журнал, где ведутся записи о трудовых книжках работников. Этот документ хранится всё время у работодателя, пока человек работает у него.

Трудовая книжка

Первичное заполнение трудовой книжки

Сначала заполняется титульная страница, данные переносятся обязательно с документа, который подтверждает личность, во избежание ошибок. На первой странице указываются — ФИО, дата рождения, наличие образования и профессии, когда была заполнена книга, роспись владельца трудовой книжки и роспись ответственного за документ.

К трудовой книжке прилагаются вкладыши, в которых записывают: порядковый номер, дату, когда был устроен работник, рабочие сведения, дата и номер документа, на основе которого принят сотрудник на работу.

После увольнения, трудовая книжка отдаётся на руки под подпись её владельцу.

В процессе трудового стажа возникают различные рабочие ситуации – увольнение, повышение по карьерной лестнице, желание дополнительного заработка и прочее. Любое событие, связанное с рабочим процессом фиксируется записью в трудовой книжке для сохранения трудового стажа.

Особенности оформления

В порядке перевода от другого работодателя

Если работник собирается перевестись на работу к другому работодателю, он должен на нынешнем месте работы подать об этом просьбу в письменном виде.

В случае такого увольнения требуется взаимное согласие всех сторон, особенно нынешнего работодателя. Если же случается так, что он против, тогда пишется заявление об увольнении по собственному желанию и тогда работодатель не вправе отказать от права уволится.

Во избежание возможных конфликтов соблюдаются условия увольнения в порядке перевода:

  • Оформляется письменное заявление от работника о просьбе перевести его к другому работодателю.
  • Работник в своём заявлении о переводе прилагает пригласительное письмо, которое получил у предполагаемого работодателя.
  • Взаимное согласие работодателя об увольнении работника.
Увольнение в порядке перевода отображается в трудовой книжке. У нового работодателя делается аналогичная запись только о приёме на работу в порядке перевода.

Оформление о переводе на другую должность

Перевод сотрудника на другую должность осуществляется при подаче от него заявления. После этого работодателем создаётся приказ. Операция отображается в трудовой книжке.

  • Под № 1 указывается запись под порядковым номером.
  • Под № 2 дата перевода на другую должность с указанием приказа или распоряжения.
  • Под № 3 запись о переводе на новую должность с указанием квалификации, если есть такова.
  • Под № 4 номер приказа, который ссылается на дату, когда был сделан перевод работника.

Если перевод на новую должность осуществляется на том же предприятии, тогда печать организации в трудовой книжке не нужна.

Оформление на условиях внутреннего совместительства

Если работник нуждается в дополнительном заработке помимо основного, он может делать дополнительную работу у своего работодателя. При этом на законных основаниях оформляется внутреннее совместительство. Для этого следует сделать:

  • оформить заявление о приёме на работу по совместительству;
  • заключить договор с работодателем, указавшим эту работу совместительством;
  • в течение трёх дней, ознакомится под подпись с приказом о приёме на работу по совместительству;
  • получить карточку и табельный номер;
  • при желании иметь запись в трудовой книжке о работе по совместительству надо подать заявление с прошением или сделать это в устной форме;

Оформление на условиях внешнего совместительства

Если есть возможность выполнять работу, которая оплачивается, помимо основной работы в другой организации оформляется внешнее совместительство. При этом следует узаконить трудоустройство, придерживаясь следующих пунктов:

  • Предоставление документов, удостоверяющие личность, образования. Справку о том, что основная работа не связана с вредными или опасными условиями труда.
  • Получение заявления от внешнего совместителя о приёме на работу.
  • Ознакомление под подпись с внутренними обязанностями, актами.
  • Составление трудового договора с указанием, что работа будет совместительством.
  • Ознакомление работника с приказом о приёме на работу по совместительству.
  • Заведение на работника карточки и табельного номера.
  • Информация о работе по внешнему совместительству делается на основном месте работы. Такая запись делается по желанию работника.

Оформление на работу в филиал

Если работника переводят работать в филиал, тогда выполняется запись в трудовой книжке. Обычно организации используют два варианта записи указания филиала. К примеру:

  • Название в заголовке: Принят в Омский филиал № 1 в экономический отдел на должность главного бухгалтера.
  • Название в самой записи: Омский филиал № 1 Принят в экономический отдел на должность главного бухгалтера.
Трудовые книжки хранятся в главном отделении компании, но если филиал находится далеко, тогда трудовые книжки переводятся на хранение в филиал. По приказу работодателя назначается ответственный за их ведение.

Оформление в структурном подразделении

Компания может иметь не только филиалы и отделения, но и цеха, отделы, участки, которые называются структурными подразделениями.

Работает в определённом подразделении, которое включено в трудовой договор, в таком случаи в трудовую книжку делается запись.

В трудовом договоре указываются только те подразделения, которые находится далеко от главной компании.

Оформление с трудовой функцией, на конкретный вид работы

После подачи всех нужных документов, паспорта, заявления, в котором отображается просьба об устройстве на работу. Издаётся приказ работодателем о принятии сотрудника на работу. Делается запись в трудовой книжке с указанием конкретных трудовых функций с указанием номера приказа на основании которого принят сотрудник на работу.

Оформление о назначении директором

Директор является также работником предприятия и, безусловно, запись в трудовой книжке обязательна.

Работник, получивший должность директора, обязан ознакомиться с приказом о назначении, со всеми нормативными актами. В трудовой книжке делается запись, возможно два варианта формулировки:

  • Принят в должность директора.
  • Назначен на должность директора.

Оба варианта считаются правильными. Но зачастую используется именно второй вариант.

Оформление на работу к индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель, обязан заводить на работника, который проработал свыше пяти дней, трудовую книжку:

  • В трудовой книжке указывается полное наименование ИП.
  • Дата, когда был принят работник, должность и прочие данные.

Если работник отказывается предоставлять трудовую книжку, работодателю следует составить акт, в присутствии свидетелей, о том, что работник отказался оформлять трудовую книжку. Эта процедура делается во избежание административного наказания.

ИП первое место работы, тогда работодатель заводит новую трудовую книжку.

Оформление по срочному договору

Оформление по срочному договору происходит тогда, когда работник устраивается на небольшой срок работы. К ним относятся сезонные работы, временная замена сотрудника в декретном отпуске и т. д.

Оформляя трудовую книжку, заметка о работе по трудовому договору не ставится. Запись вносится в трудовую книжку по истечении пяти дней работы сотрудника.

Заполнение трудовой книжки выполняется, соответствуя её пунктам

Работодатель обязан за три дня до окончания срока договора сообщить сотрудника об увольнении. Если этого не сделать, тогда договор теряет силу и увольнение не происходит в день окончания договора.

Распространённые ошибки

Допущение опечаток в написании фамилии, имени случается в том случае, когда в трудовую книжку вносятся записи со слов работника. Следует все отметки выполнять с документа, подтверждающего личность.

Недопустимое ведение трудовой книжки работодателем, которое является физическим лицом, право на это имеет только индивидуальный предприниматель.

Не допускаются сокращения слов при заполнении трудовой книжки.

Вкладыш не заполнен соответственно трудовой книжке. Это также считается документом и следует выполнять в нём все записи, которые были сделаны в трудовой книжке.

В случае неправильного заполнения в дальнейшем у работника могут возникнуть проблемы с:

  • новой работой;
  • проблемы при оформлении пенсии;

Для работодателя это грозит административным штрафом.

Итак, любые действия, произведенные по отношению к работнику на предприятии фиксируются в трудовой книжке:

  • Увольнение в порядке перевода отображается в трудовой книжке.
  • По запросу работника делаются записи о внутреннем или внешнем совместительстве.
  • При переводе в филиал выполняется запись. Трудовая книжка может храниться в филиале, если он находится далеко от главного офиса.
  • Физическое лицо, которое является индивидуальным предпринимателем имеет право заполнять и хранить у себя трудовые книжки.

Во избежание ошибок при заполнении трудовой книжки следует все данные о работнике переносить с документа, а не с его слов.

Трудовые книжки хранятся у работодателя, при увольнении уволившийся работник получает её на руки под подпись.

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить