Инструкции по заполнению трудовой книжки работника

Трудовая книжка – это документальное отражение всей трудовой жизни и профессионального стажа каждого работающего гражданина Российской Федерации. Как правило, она заводится на первом месте работы и сопутствует человеку весь период трудовой деятельности до наступления пенсионного возраста. Трудовая книжка является официальным документом, и задача каждого работодателя – правильно, точно и своевременно вносить в нее необходимые записи.

Трудовая книжка

Общие правила заполнения

Вся информация о правилах заполнения и ведения таких документов содержится в трех основных источниках:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
  2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках».
  3. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Ключевые условия и нормы можно сформулировать следующими пунктами:

  • Заносить записи в уже существующие трудовые книжки или заводить новые обязаны как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.
  • Любая новая запись должна осуществляться в течение пяти рабочих дней. Вновь заведенная трудовая книжка должна быть оформлена в семидневный срок.
  • Все записи осуществляются полностью без использования сокращений.
  • При заполнении допускается использование черных, синих или фиолетовых чернил. Они должны обладать устойчивостью к свету и влаге.
  • Даты в документ заносятся исключительно арабскими цифрами. Число и месяц пишутся двумя знаками, год – четырьмя.
  • Запрещены любые исправления в виде зачеркиваний и помарок.

Каждая трудовая книжка имеет свой уникальный номер, она заводится на человека один раз при первоначальном трудоустройстве и ведется всю жизнь. Если основная книжка заканчивается, к ней прикладывается вкладыш и последующие данные записываются в нем.

В трудовой книжке содержится следующая информация:

  • Основные сведения о сотруднике (ФИО, уровень образования, профессия или специальность и пр.);
  • О временной работе;
  • О повышении или понижении должности, переводе;
  • Об увольнениях, их причинах и основаниях;
  • Всевозможные награждения, поощрения и взыскания;
Все без исключения записи вносятся строго на русском языке.

Инструкция по заполнению титульного листа

Трудовая книжка на нового сотрудника, ранее ее не имевшего и нигде не работавшего, должна быть заведена в течение семи дней. Заполнение должно производиться непосредственно при работнике.

Первым заполнению подлежит титульный лист. Первоначальные записи заносятся в соответствии с предоставленными оригиналами документов, а именно:

  • Документ, удостоверяющий личность сотрудника (паспорт).
  • Документ об образовании (диплом, аттестат и пр.).

При занесении имени и отчества сотрудника категорически запрещается использование сокращений, инициалов. Они должны быть указаны полностью. Дата рождения записывается с применение арабских цифр, месяц также заносится цифрами.

Информация об уровне образования и специальности сотрудника заносится в соответствии с дипломом или иным документом, подтверждающим окончание учебного заведения. Если на момент трудоустройства он продолжает обучение в ВУЗе, то вносится запись о неполном высшем образовании (при условии предоставления справки из образовательного учреждения). В последующем после получения диплома вносится запись о высшем образовании через запятую, предыдущая при этом не исправляется и не зачеркивается. Ссылаться на документ при этом не нужно.

Если у вновь устроившегося или уже работающего сотрудника изменилось семейное положение, и вследствие этого поменялась фамилия, то прежнюю нужно зачеркнуть одной прямой чертой, а там, где есть свободное место (правее или сверху) указать новую.

На обороте корки трудовой книжки требуется указать причину, по которой произошло изменение и документ-основание.

Вся информация, занесенная на титульный лист, удостоверяется печатью организации-работодателя, а также личными подписями кадрового работника и самого сотрудника.

Титульный лист трудовой книжки

Внесение данных об основной работе

Фиксация данных об основной работе всегда начинается с полного и сокращенного наименования компании-работодателя. Оно допускается в рукописном варианте или в виде печатного штампа.

После наименования юридического лица следует запись, свидетельствующая начало трудовой деятельности у этого работодателя. Разворот с информацией о работе состоит из нескольких граф:

  1. Номер записи по порядку. Каждой новой записи присваивается свой уникальный номер.
  2. Дата записи. Для числа, месяца и года предназначены свои ячейки, они вносятся арабскими цифрами.
  3. Запись о приеме на работу. В ней должно упоминаться наименование подразделения, куда направляется сотрудник и его должность.
  4. Документ-основание, это приказ о приеме, решение или распоряжение. Поле должно содержать дату и номер документа.

Внесение данных о трудовой деятельности по совместительству

Зачастую бывает, что человек в погоне за более благоприятным финансовым положением устраивается на вторую, а то и третью работу. По правилам трудовая книжка хранится у основного работодателя. А вот вторые трудовые отношения оформляются договором.

Дополнительная работа может отражаться в трудовой книжке в случае пожелания самого работника. Такая запись вносится сотрудником кадрового аппарата на основной работе. Но для этого сотрудник должен предоставить некое документальное подтверждение того, что он еще где-то ведет трудовую деятельность. Им могут служить:

  • Оригинал или заверенная копия трудового договора.
  • Копия приказа о трудоустройстве на вторую работу или выписка из него, заверенная руководителем.
  • Справка, служащая подтверждением факта работы в другой компании.

Запись о совместительстве вносится по аналогии с записью об основной работе с той лишь разницей, что в этом случае уточняется, что сотрудник принят в качестве совместителя, а не на полный рабочий день.

Перевод в иное подразделение или смена должности

Для подавляющего большинства трудящихся свойственно продвижение по карьерной лестнице. Или переход из одного структурного подразделения в другое.

А в соответствии с действующим Законодательством любое изменение условий труда или перемещение работника внутри организации должно непременно отражаться в трудовой книжке.

Допустим, некий сотрудник Сугробов некоторое время добросовестно и усердно работал экономистом. И вот руководство, наконец, оценило его труды и решило переместить его вверх по должностной лестнице, а именно на должность финансового директора компании. Тогда кадровый работник должен внести очередную запись в трудовую книжку Сугробова. Она, как и все записи в этом документе, начинается со следующего порядкового номера и даты присвоения новой должности. Далее следует запись непосредственно о факте произошедшего изменения: «Переведен на должность финансового директора». Затем реквизиты приказа (решения, распоряжения).

Если произошла не смена должности, а перевод в другой отдел или подразделение, это тоже должно отразиться в трудовой книжке. Тогда основная запись будет выглядеть следующим образом: «Переведен в отдел сбыта на должность экономиста». При этом прочие графы должны быть заполнены по общим правилам.

Внесение информации об увольнении

Фактической датой прекращения трудовой деятельности работника в организации является последний рабочий день. Трудовая книжка заполняется и выдается на руки сотруднику в этот же день.

При заполнении в трудовой документ вносятся следующие данные:

  • Очередной номер записи.
  • Дата окончания работы в организации.
  • Факт прекращения работы, причина и основание с соответствующей ссылкой на Трудовой кодекс РФ и соответствующую статью.
  • Документ, выступающий в качестве основания для увольнения (приказ, решение, распоряжение).

Запись заверяется печатью организации-работодателя и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. После этого сотрудник расписывается в трудовой книжке за то, что с записью он ознакомлен.

Внесение исправлений

Ведение трудовых книжек требует предельной четкости и внимательности. Но работники кадровой службы тоже люди и они могут допускать какие-то ошибки. Или же неправильная запись может возникнуть по какой-то другой причине. В любом случае неточность нужно исправлять. Вопрос – как? Ведь зачеркивание или другие поправки в этом документе не допускаются.

Для внесения исправлений в трудовую книжку существуют определенные правила. При этом неверная запись подлежит признанию недействительной, а уже затем вносится правильная запись.

Для признания записи недействительной также заносится отдельная запись с порядковым номером и датой, при этом в графе сведений о работе прописывается «Запись за №… считать недействительной». А далее следует настоящая запись с верной информацией и указанием соответствующего документа-основания (например, приказа).

Исправления могут вноситься работодателем, который ранее допустил неточность или же кадровиком на новом месте работы. В последнем случае прежний работодатель обязан предоставить документ, на основании которого запись может быть исправлена.

Особые случаи

Встречаются нестандартные случаи при ведении трудовых книжек:

  • К примеру, документ может быть утерян владельцем или прийти в негодность по вине работодателя или в результате чрезвычайного происшествия. Тогда организация-работодатель обязана оформить дубликат трудовой книжки. При этом информация о стаже работника может быть внесена кадровиком на основании личной карточки унифицированной формы Т-2. Альтернативным вариантом является восстановление записей в дубликате на каждом предыдущем рабочем месте в отдельности.
  • Из ряда особых случаев считается присвоение работнику очередного классного чина, разряда, категории, класса.
  • Смена наименования юридического лица, а, следовательно, и его печати – также случай нестандартный.
Трудовая книжка является поистине важным документом. Относиться к ней следует очень бережно. Ведь она является не просто отражением всей истории трудовой деятельности работника. Именно на основании ее высчитывается продолжительность трудового стажа и от нее напрямую зависит величина будущей пенсии.

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить