Правила заполнения титульного листа трудовой книжки

Сегодня, все чаще возникает необходимость получить достоверные сведения о том, по каким правилам заполняется трудовая книжка на принимаемого на работу сотрудника. В этой статье наиболее полным образом раскрывается данная тема, учтены все нюансы. То, каким образом должны быть внесены все данные и сведения о служащем в трудовую книжку, регулируется следующими правоустанавливающими документами:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации.
  • Постановление Правительства РФ №225 «О трудовых книжках».
  • Постановлением Правительства РФ №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Нередки случаи возникновения спорных моментов при заполнении, хранении или внесении изменений в данный документ. В таком случае следует обращаться к трудовому кодексу, поскольку он имеет наибольшую юридическую силу, среди всех вышеперечисленных.

Заполнение титульного листа

Основные правовые моменты

  • К заполнению трудовых, может иметь доступ только лицо, назначенное посредством официального приказа работодателя. Следует иметь в виду, что работодатель может уполномочить такими правами и сам себя. При необходимости внесения данных в документ данного вида самого уполномоченного, он вправе сделать это сам.
  • На индивидуального предпринимателя трудовая не заполняется. Имеет место заведение трудовой книжки на индивидуального предпринимателя, только в случае его устройства на работу в какую-либо стороннюю организацию.

Правила внесения данных

Для того, чтобы избежать каких-либо ошибок, необходимо руководствоваться определенными правилами, а также знать какие типичные недочеты являются наиболее частыми при внесении данных в документ данного вида.

В первую очередь в трудовой книжке подлежит заполнению ее титульный лист:

  • Первостепенно вносятся данные о фамилии, а затем об имени и отчестве нанимаемого работника. При внесении этих данных, их необходимо обязательно брать только из документа, являющегося удостоверяющим личность будущего владельца трудовой. Для того, чтобы избежать ошибок, нужно очень внимательно переносить исходные данные на титульный лист. Все буквы в исходном и заполняемом документах должны соответствовать друг другу. Таким образом, если в официальном документе, удостоверяющем личность будущего рабочего, прописана буква «ё», ни в коем случае не допустимо написание в трудовой буквы «е».
  • Следующим пунктом является внесение данных о дате рождения служащего. При этом следует помнить, что здесь запрещено буквенное написание месяца рождения. Все даты должны быть указаны в цифирном виде исключительно арабскими (ни в коем случае не римскими) цифрами. При этом день и месяц указываются в виде двузначного числа, а год – четырехзначного.
  • Следующая графа обозначена в документе как «уровень образования». Данные о наличии того или иного уровня образования у сотрудника, вносятся только на основании предоставленных работником необходимых документов. Таким образом, нежелательно указание уровня образования в виде «неполное высшее», поскольку ВУЗ не предоставляет документ об образовании до его полного окончания. Хотя в некоторых случаях это является возможным, на основании сведений из зачетной книжки или предоставленной ВУЗом справки. Нельзя вести запись со слов лица, принимаемого на работу. Также, нежелательно указание уровня образования в виде «высшее». Более правильным, согласно установленным законодательством нормам, будет написание «полное высшее». Документом об образовании может служить аттестат, свидетельство, удостоверение или диплом. Уровень образования может являться средним, средне-специальным и полным высшим.
  • Затем заполнению подлежит графа «профессия, специальность». Эта графа заполняется так же, как и предыдущая, на основании предоставленных нанимаемым служащим официальных документов. Запись ведется исключительно в именительном падеже.
  • После заполнения предыдущих пунктов, ставится дата заполнения. В этой графе проставляется дата, текущая на момент заполнения трудовой книжки. В этом разделе, так же, как и в графе о дате рождения сотрудника, необходимо использовать цифирный способ внесения данных.
  • В графе «подпись владельца книжки», работник, нанимаемый в организацию, расписывается лично. Более никто не наделен правом поставить здесь подпись. Подпись при этом ставится в соответствии с официальным документом, удостоверяющим личность, и только после внимательной проверки служащим всех внесенных ранее уполномоченным лицом данных. В виде подписи запрещается написание фамилии или же фамилии с инициалами. Но это становится допустимым, если такой вид подписи указан в соответствующей графе документа, предоставленного как удостоверяющего личность служащего.
  • В нижеследующей графе ставится подпись лица, уполномоченного ответственностью за ведение трудовых книжек. Подпись должна соответствовать официальной подписи лица, иначе она будет считаться недействительной.
  • Место для печати. В отведенном для печати месте ставится печать организации, осуществляющей прием сотрудника либо печать отдела кадров данной организации, если таковая имеется. Без печати документ будет считаться недействительным, и не будет иметь юридической силы.

Внесение данных в листок-вкладыш в трудовую книжку

Помимо самой трудовой, существуют также специальные листки – вкладыши в трудовую книжку. Они тоже подлежат обязательному заполнению, согласно определенным правилам, и прикреплению к основному документу посредством вшивания прочной нитью.

Без предъявления самой книжки, вкладыш не имеет юридической силы и не является официальным документом. В первую очередь перед подшиванием в трудовую вкладыша, на титульном листе трудовой ставится штамп. В верхней части штампа должна присутствовать надпись «Выдан вкладыш». Далее на штампе прописываются реквизиты самого вкладыша – его серия и номер.

Количество вкладышей может быть любым. Бланки подлежат обязательной регистрации в учетных документах предприятия, которое его выдает.

Вкладыш заполняется согласно нижеследующим правилам:

  • Первая страница вкладыша заполняется, как и титульный лист трудовой, но данные вносятся согласно документам, находящимся в наличии у служащего на данный момент и предоставленным им уполномоченному лицу. Так, если у работника была изменена фамилия или другие данные, то во вкладыш вносятся те сведения, которые являются действительными на момент заполнения листка.
  • Датой заполнения, считается дата на момент внесения начальных данных в листок.
  • На последней странице ставится официальная подпись лица, вносившего записи в листок, а также печать предприятия, принимающего работника, или печать службы отдела кадров.
  • Работник также в обязательном порядке ставит свою подпись, являющуюся действительной на момент заполнения вкладыша.
  • Поскольку записи о работе во вкладыше являются продолжением записей в самой трудовой книжке, их нумерация продолжается, а не начинается заново.
  • Все прочие сведения вносятся в соответствии с теми же правилами и нормами, что и в трудовой.

Исправление ошибочных данных на титульной странице трудовой книжки

Не редки случаи, когда при заполнении титульной страницы допускается какая-либо ошибка. Чаще всего, это результат невнимательности лица, заполняющего документ. Также бывает, что указанные данные не соответствуют действительности на момент приема сотрудника на новую работу и требуют внесения изменений в указанные в выданном ранее документе данные. Такая необходимость может возникнуть в следующих случаях:

  • перемена фамилии работника вследствие заключения или расторжения брака;
  • изменение уровня образования работника (например, окончание обучения в Высшем Учебном Заведении с присвоением специальности);

Исправление уже внесенных данных, а также допущенных при первоначальном заполнении ошибок происходит следующим способом:

  1. Сначала производится перечеркивание исходных или ошибочных данных. Недопустимо использование с этой целью корректоров и других подобных средств. Перечеркивать разрешается только тонкой одинарной линией, чернилами, цвет которых допустим к использованию при заполнении данного вида документов, предварительно взяв ошибочные данные в одинарные круглые скобки.
  2. С обратной стороны обложки документа, вносится запись, ссылающаяся на документ, согласно которому было осуществлено необходимое исправление. Например, при получении принимаемым на работу лицом полного высшего образования, указывается диплом, кем он выдан и его регистрационный номер.
  3. Под ссылкой указываются данные уполномоченного лица, внесшего исправления. В обязательном порядке указывается его должность, а также фамилия и инициалы.
  4. Ссылка заверяется печатью организации, в которую принимается сотрудник, либо печатью отдела кадров данной организации.

Пример верного внесения изменений:

Внесение изменений в трудовую книжку

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить