Правила оформления характеристики с места работы

Мнения специалистов hr-службы о характеристике с места работы как к инструментарию при оценке персонала, разделились. Одни считают этот документ пережитком и наследием устаревшего кадрового делопроизводства, иные не спешат сбросить его со счетов.

Работники

Для чего нужна

Несмотря на противоречивые суждения вокруг характеристики, нужно понимать, что это официальный документ. Ее составление необходимо при внешних факторах:

  • для устройства на новое место работы;
  • по запросу от органов государственной власти, в т. ч. исполнительных или судебных;
  • по требованию правоохранительных инстанций;
  • для получения банковских кредитов;
  • для оформления опеки или попечительства и прочих.

В каждой компании возникает внутренняя производственная необходимость, а также разработана своя система мотивации сотрудников, поэтому документ используют:

  • при отправке сотрудника в ответственную или продолжительную командировку;
  • при горизонтальных или вертикальных ротациях;
  • при поощрениях или взысканиях за дисциплинарные нарушения;
  • при проведении аттестаций сотрудников для оценки личностных и профессиональных компетенций.

Вне зависимости от восприятия этого документа, знать правила его оформления просто необходимо.

Правила оформления

Характеристика с места работы не является бланком строгой отчетности. Утвержденного образца, как, например, формы по первичному учету кадров, нет.

Однако при составлении бумаги следует придерживаться определенных правил:

  • документ печатается на фирменном бланке предприятия (лист формата А4) с полным названием и банковскими, контактными реквизитами;
  • название набирается строчными буквами, его можно выделить полужирным начертанием, выравнивается по центру;
  • краткая биографическая информация указывается под названием с выравниванием текста по правому краю, основное содержание под ней – по ширине текста;
  • соблюдаются правила оформления текстовых форматов: шрифт обычный, размером 12 (14).
  • содержание выдерживается в официально-деловом стиле от третьего лица в настоящем или прошедшем времени, указываются только значимые факты, исключаются лирические отступления;
  • составляет его непосредственный руководитель или представитель кадровой службы;
  • указывается дата формирования;
  • подписывает составитель и руководитель компании, подпись которого закрепляется печатью.

Составляя документ, следует помнить, что информация должна быть правдивой и достоверной, а поставленная подпись на любой бумаге означает наступившую ответственность.

Образец характеристики с места работы 1 — скачать бланк (в формате word)

Образец характеристики с места работы 2 — скачать бланк (в формате word)

Структура документа

Характеристика с места работы строится структурировано, и в ней указывается следующее:

  • заголовок бланка;
  • анкетные данные о сотруднике;
  • информация о трудовом опыте;
  • весомые моменты профессиональной деятельности;
  • оценка личностных и деловых компетенций работника;
  • сведения о получении дополнительного образования;
  • дата, название должностей, Ф.И.О. , подписи составителя и руководителя.

Если характеристика составляется с целью внутреннего использования в компании, то нелишним будет произвести оценку:

  • творческому потенциалу сотрудника;
  • волевых качеств;
  • карьерным стремлениям и ожиданиям.

Какую информацию содержит

Каждый пункт характеристики несет в себе лаконичные и полезные сведения:

  1. По центру указывается название документа: ХАРАКТЕРИСТИКА.
  2. О сотруднике, первый абзац: фамилия, имя, отчество в родительном падеже полностью того, на кого составляется бланк, год рождения, уровень полученного образования.
  3. Описание трудового опыта в организации: дата с какого периода работает/работал в компании, перечисляются занимаемые должности с указанием даты изменений в карьере.
  4. Производится всесторонняя оценка по критериям: исполнение обязанностей и задач, профессиональная компетентность, этика поведения, личные качества и управленческие навыки, наличие поощрений и взысканий:
    • какие объемы охватывает сотрудник, укладывается ли в сроки выполнения, качество работы, умеет ли планировать свои действия; пользуются ли коллеги его результатами;
    • уровень владения профессиональными знаниями и навыками, умение формировать свою точку зрения, инициатива и готовность к действиям, способность накопления, обновления и творческого применения опыта;
    • поведенческая линия в коллективе, стиль общения с коллегами, подчиненными и окружающими людьми, умение сотрудничать, исполнение, принятых в компании правил поведения или режимных инструкций;
    • оперативность мышления и восприятие новых задач, работоспособность и выносливость при увеличении нагрузок, чувство ответственности и самостоятельности принятия решений, способность к лидерству и влияния на окружающих;
    • убедительность при ведении переговоров; умение организовать, координировать, контролировать работу подчиненных; умение четко ставить задачи и давать профессиональные советы, способность объективно оценивать действия подчиненных и уметь мотивировать их;
    • наличие наград, премий, наиболее значимые профессиональные достижения, достигнутые во время работы в компании.
  5. Заключение составляется во внешних характеристиках и указывается организация/орган, который затребовал бумагу, например:
    • дана для предъявления в районный военкомат;
    • для предоставления в банковское учреждение;
    • для предоставления в ГИББД;
    • характеристика дана по месту требования – общая часто употребляемая фраза, используется в случае невозможности определения «просителя» документа.

Работники

Советы по составлению характеристики с места работы

Стоит выделить пару моментов, которыми следует руководствоваться при составлении документа:

  • Фразу в заключение: «характеристика дана по месту требования» лучше избегать. Правильнее и безопаснее указывать, куда она предоставляется. Любая информация, исходящая от компании, может быть использована против нее. В случаях, когда документ составляется по личному обращению сотрудника, характеристике присваивается исходящий номер и дата выдачи. О ее получении расписывается и ставит дату лицо, которому бумага выдана на руки.
  • Характеристика создается обязательно в двух экземплярах, второй бланк хранится в исходящей корреспонденции организации или личном деле работника.
  • Особого внимания заслуживают официальные документы, которые используются в судебных процессах. Правила оформления характеристики в таких случаях несколько иные. Судебные органы вправе запросить у работодателя документ с оценкой личностных качеств сотрудника, если тот привлекается к административной или уголовной ответственности. Эта бумага может сыграть важную роль при вынесении вердикта.
  • Зачастую в запросах не уточняется, какие конкретно сведения необходимы для разбирательства, здесь должен сработать принцип: «не навреди!». Поэтому перед написанием характеристики с места работы, во избежание причинения трудностей, консультацию адвоката и просьбы сотрудника следует учитывать.

Ошибки и нюансы

Официальные документы не терпят пренебрежительного отношения. Делая характеристику с места работы для сотрудника, следует внимательно вычитывать документ. Ведь любая бумага, выданная организацией, содержит в себе важную информацию о ней.

Предварительно стоит:

  • ознакомиться с личным делом и нюансами автобиографии работника;
  • давая оценку компетенциям, необходимо правильно расставлять акценты, уровню знаний и навыков присваивать значение: низкий, достаточный, хороший, высокий.
  • выслушать мнение коллег и собрать сведения о сотруднике;
  • привлечь непосредственного руководителя;
  • проанализировать достижения и взыскания;
  • не излишним будет провести внутреннее собеседование.

Отчего стоит уходить при составлении характеристики:

  • изложения должностной инструкции с подробным описанием функциональных обязанностей;
  • фискальных фраз и шаблонных утверждений;
  • субъективных рассуждений о личностных признаках;
  • употребления превосходной формы выражений;
  • приукрашивания и занижения достоинств.

Основные принципы составления документа – грамотность, информативность, объективность. Характеристика с места работы является отзывом о карьерной и социальной деятельности определенного индивидуума и резюмирует его трудовой опыт и общественное поведение.

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить