Оформление акта приема-передачи трудовых книжек – образец

Увольнение кадрового работника всегда связано с длительными бюрократическими процедурами, утвержденными на законодательном уровне. Во время передачи дел принятому на эту должность служащему всегда требуется составление акта приема-передачи трудовых книжек строго в соответствии с утвержденным в министерстве образцом.

Составление этого акта вынужденная мера, введенная для снятия с вновь прибывшего сотрудника любой, даже административной ответственности за отсутствующие, но числящиеся в отделе кадров трудовые книжки. Во время согласованной с работодателем проверки также обязательно проводится дополнительный осмотр их состояния.

Что означает акт передачи-приема

Любой наниматель, подчиняясь приказу Правительства России от 16 Апреля 2003г. № 225 «О трудовых книжках», обязан организовать работу отдела кадров по надлежащей сохранности и учету установленных законодательством документов. Поэтому при передаче всех дел очень важно оформить прием служащим трудовых и всех бланков строго по всем правилами.

Акт – это официальный документ, составленный членами созданной комиссии и несколькими заинтересованными лицами, подтверждающими проведенную ревизию. После проведенной проверки фактического наличия на предприятии трудовых книжек, с обязательным включением невостребованных уволенными сотрудниками, и после последующей приемки документов новым кадровым специалистом составляется акт.

Акт заверяется официальной печатью организации и передается на последующее хранение в отдел кадров.

Аналогичный порядок передачи используется и в отношении любого перемещения трудовых книжек с вкладышами по предприятию.

Дополнительные документы

Кроме обязательных документов кадровому сотруднику обязательно следует передать еще и книгу учета движения документов, которая ведется с целью фиксирования подписи служащих, в том числе уволенных, и всегда ведется только вручную. При ее утрате невозможно больше никогда восстановить все занесенные в нее данные. Обязательно стоит проверить, действительно ли соответствуют записи в трудовых книжках записям, зафиксированным в Книге учета.

Структура акта

Акта приема-передачи – это унифицированная форма, которая утверждена соответствующими нормативными актами и обязательна для всех организаций. Сопровождающий данную процедуру передачи документов акт содержит всю необходимую информацию:

• полный перечень всех находящихся в организации трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого работника в алфавитном порядке с отметкой о наличии или отсутствии вкладыша;
• тщательное описание состояния документов (ветхие, нормальные);
• полный список всех должностей, фамилии, имя и отчество комиссионных сотрудников, участвующих в процедуре их передачи-приема;

Содержание акта

Образец акта приема-передачи обязательно содержит ниже перечисленные данные:

• фамилия, имя и отчество служащего;
• серия, порядковый номер вкладыша;
• любые замечания, вызванные неправильно оформленными документами;
• полная информация об отсутствии в отделе или о любом повреждении;
• итоговое количество документов, в том числе количество невостребованных документов ранее уволенными трудящимися;

В этом же акте проверяющая комиссия обязана зафиксировать приемку новых бланков и вкладышей. В акте должны быть указаны инициалы и должности составителя акта и присутствующих при передаче лиц. Кроме этого, в документ вносится следующая информация:

• дата составления акта;
• занимаемая должность, Ф.И.О. передающего лица;
• Ф.И.О. и должность принимающего все документы лица.

Образец акта

После завершения передачи и составления акта уволенный кадровый работник уже не несет ответственности за документы. Но, прежде чем передавать все дела в присутствии комиссии, стоит самостоятельно оценить текущее состояние дел, чтобы во время передачи и проверки не было негативных моментов, связанных с неправильно оформленными или отсутствующими кадровыми книжками.