Когда в трудовой книжке, в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», уже заполнены страницы и негде сделать запись, в нее нужно вшить вкладыш.
Правила оформления и заполнения такого вкладыша соответствуют правилам для заполнения трудовой книжки, но, несмотря на это во время заполнения вкладыша появляется много существенных нюансов. Эти тонкости необходимо учесть и соблюсти для того, чтобы документ был подлинным.
Так случается, что у человека, который активно трудится, в трудовой книге незаполненные страницы указанных разделов быстро заканчиваются. По каким причинам это происходит:
- Частота смены работы.
- Стремительный карьерный рост.
- Наличие поощрений, которые требуют внесения в трудовую книгу.
Чтобы не заводить новую трудовую книжку и продолжать работать, был разработан специальный защищенный от подделок вкладыш.
Правила оформления вкладыша
- Тот работодатель, за время работы у которого, у вас в трудовой книге закончились пустые страницы в указанных разделах, должен заполнить вкладыш в трудовую книгу.
- Титульный лист вкладыша должен содержать фактическую дату своего заполнения, датой заполнения не должна быть дата заведения трудовой книжки.
- В этот вкладыш вносят ту персональную информацию о сотруднике, которая является действительной на текущий момент (к примеру, с тех пор как была заведена трудовая книга, у работника поменяться фамилия, измениться образование, и другие данные).
- Титульный лист должен содержать подпись работника и печать работодателя, заводившего этот вкладыш.
Количество вкладышей, которые можно при необходимости заводить, не ограничивается.
Форма вкладыша и объемы его разделов утверждены правительственными постановлениями (объем раздела «Сведения о работе» составляет девять разворотов, а «Сведения о награждениях» – восемь разворотов).
Правила вшивания
Итак, после того как оказались заполненными все страницы разделов, где указаны сведения о работе или о награждении, для работника заводят вкладыш в трудовую книжку и вшивают его. Не существует законов, которые указывали бы как именно нужно вшивать это дополнение.
Нет указаний по поводу того, где именно должен находиться вкладыш (вначале, середине или конце) в трудовой книжке, какой должна быть нить и сколько раз можно делать проколы. Эта деталь не является принципиально важной ни для работника, ни для работодателя, ни для контролирующих органов.
С технической точки зрения будет удобнее вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, но тогда он будет разделять некоторые записи, поэтому во многих случаях его вшивают в конце суровой нитью примерно на четыре или пять проколов – между задней обложкой и последней страницей трудовой книги.
Согласно законодательству РФ работодатель должен иметь свой штамп, если нет штампа – его необходимо заказать.
Как трудовая книжка, так и вкладыш выдается за плату, которая соответствует размеру расходов на покупку бланка. Работник имеет право внести оплату удобным ему способом:
- путем внесения наличных в кассу;
- перечислить средства на счет своей организации;
Также эти документы могут выдаваться и бесплатно в том случае если такая возможность предусмотрена в нормативном акте.
Ошибки при оформлении
Иногда случается так, что тот, кто заполняет документы, допускает ошибку, когда заводит вкладыш к трудовой книжке. В такой ситуации нельзя делать исправления. Испорченный вкладыш необходимо утилизировать по соответствующему акту. Чтобы подтвердить проведение утилизации испорченного вкладыша нужно вырезать номер вкладыша (он уникален) и вклеить в журнале учета.
Одной из наиболее распространенных ошибок при оформлении трудовой книжки можно описать так: фрагмент записи, которую нужно внести в «Сведения о работе», вносят в «Сведения о награждениях».
Также запрещены следующие действия:
- использовать новый бланк трудовой книги вместо того, чтобы заполнить вкладыш в трудовую;
- зачеркивание последнего слова в разделе «Сведения о награждениях» и изменение его на слово «работе»;
- приклеивание или подшивание чистых листов в трудовую книжку;
Нюансы, связанные с заполнением вкладыша:
- Вкладыш ведется таким же образом, как и сама трудовая книжка.
- Это дополнение не имеет никакой юридической силы без трудовой книжки.
- Когда у работника предприятия во время трудовой деятельности изменилась фамилия, то это должно быть отражено и в трудовой книжке, и во вкладыше к ней.
- Если на странице больше нет места, а запись в книжке еще не закончилась, то тогда запись просто переносится во вкладыш с того самого места, где ее пришлось оборвать.
- Если тот работодатель, который заводил ваш вкладыш, не поставил в нем свою печать, а вы уже трудитесь на другой работе, то нужно обратиться к этому нанимателю за проставлением этой печати во вкладыше (то есть ее должен поставить ваш предыдущий работодатель, а не настоящий).
При смене фамилии
Работодатель должен инструктировать рабочего о нюансах, которые необходимо учесть и соблюсти при смене фамилии во время оформления вкладыша к трудовой книге. Правила изменения персональных данных обычно хранятся в бухгалтерских и кадровых бумагах.
Работник, у которого изменилась фамилия, может прийти к директору с написанным заявлением и документами, которые указывают на смену фамилии (паспорт, свидетельство о разводе или заключении брака или свидетельство о смене фамилии).
Далее, должны быть сделаны следующие шаги:
- Когда руководитель получил от работника все что нужно для этой процедуры, он должен на самом заявлении поставить резолюцию.
- Потом сотрудник из отдела кадров внесет запись уже в трудовой книге при смене фамилии.
- Затем руководитель издает приказ о процедуре смены фамилии.
- После этих действий человек, который ответственен за внесение изменений в документации может приступить к работе.
Эти данные передаются работодателю для проставления подписи и печати. Также подобным образом будут внесены изменения в личную карту сотрудника.
Запись в трудовой о вкладыше
Лучше всего сначала завести сам вкладыш, заполнить титульную страницу вкладыша, внести запись в штампе на трудовой книжке, а потом уже подшить его в книжку.
Нумерация записей во вкладыше
Нумерация во вкладыше будет продолжением той нумерации, которая начата в трудовой, то есть она не будет начинаться сначала. Если последняя запись в трудовой в сведениях о работе была под номером «12», значит, первая запись во вкладыше будет под номером «13».
Когда выдается вкладыш к трудовой книге, в ней ставят штамп «Выдан вкладыш» (именно штамп, а не запись от руки), а затем фиксируется серия и номер вкладыша. Где его поставить? Два варианта:
- либо в трудовой книге на титульном листе (расположить штамп вверху так, чтобы он не закрыл другие записи);
- либо на внутренней стороне передней обложки трудовой книжки;
Все это является полезной информацией для того, чтобы избежать трудностей, которые могут возникнуть при несоблюдении правил, предусмотренных законодательством. Поэтому «предупрежден – значит, вооружен».
Загрузка...