Общие правила ведения и оформления трудовой книжки

Между работодателем и наёмным работником формируются трудовые и деловые отношения. Эти отношения регламентируются на основе законодательства о правах и нормах трудоустройства. Любые отношения деятельность, связанные со сферой труда должны быть документально отражены и зафиксированы.

Трудовая книжка – это индивидуальный документ с данными о стаже, качестве, продолжительности работы конкретного человека на каждой официально устраивающей работе, а также дополнительные сведения, описывающие деятельность.

Фактически, трудовая книжка необходима для таких целей:

• Реальной фиксации деятельности труда человека.
• Для информирования наёмным сотрудником работодателя о своих заслугах, опыте, стаже, причинах увольнения, выговорах. Для ознакомления с детальной характеристикой потенциального работника.
• Для получения прав на пенсию и их реализацию.

Оформление трудовой книжки. Правила ведения трудовых книжек

Для официального документа существуют и официальные правила и нормы его ведения.

В трудовой книжке предусмотрено ведение 3-х разделов:

• информация и работнике;
• информация о работодателе;
• информация и наградах;

Датирование:

• все записанные данные, содержащие цифры, обозначаются исключительно арабскими цифрами;
• формат года – ХХХХ;
• формат месяца и числа – ХХ;

Чернила:

• Все данные записываются исключительно рукой инспектора отдела кадров предприятия (организации) шариковой ручкой чернилами, устойчивыми к влажности и яркому освещению, черного, синего или фиолетового цвета.
• Гелевые ручки не допускаются. Только пасты.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Трудовой кодекс регламентирует нормы состава сведений в трудовой книжке:

• данные о работнике;
• характеристика его деятельности;
• информация о переводах на другие рабочие месте непрерывной деятельности;
• причины увольнений;
• причина завершения заключенного с работодателем трудового договора;
• данные о наградах, выговорах, поощрениях;

К сведениям, которые заносятся в трудовую книгу относятся:

• выполненная работа;
• перевод с одного места работы на другое с непрерывной деятельностью;
• квалификация;
• увольнение;
• награды и выговоры;

Сроки:

• Трудовая книга заполняется на каждого работника персонально, если тот работает в юридической организации от 5-и дней как на основном месте занятости.
• Вся информацию нужно заполнять не позже чем через 7 дней, а в случае увольнения – в тот же день. Ответственным является инспектор отдела кадров организации.
• Все записи имеют свой порядковый номер (предельно в одном разделе).

Рядом с правилами и нормами установлены исключения:

• если предприятие переименовывается, перезаполняются 3 и 4 разделы книжки;
• записи о непрерывной деятельности не нумеруются как дубликат;
• также не нумеруются наименования работодателей;

Работник обязан ознакомиться с каждой записью, касающейся характера деятельности, выполненных работ, перевода на другие места, увольнении. При согласовании с информацией, работник ставит подписи.

По истечению срока трудового договора, записи в трудовой книжке заверяются (относительно времени работы в конкретной организации). Подтверждается печатью, подписью руководителя, подписью работника. На титульной стороне оригинала и дубликата, после заполнения всех необходимых данных, ставится роспись работника.

Хранить трудовые книжки необходимо в недоступном месте для третьих лиц. На предприятиях – это сейф. В случае порчи документа, организация получает штрафные санкции. Кроме того, разные трудовые книги имеют одинаковый срок хранения, но разные условия:

• Невостребованная трудовая книжка – 75 лет.
• Книжки с учетом движений – 75 лет.
• Приходно-расходные книжки по учету бланков – 5 лет. Ведётся бухгалтерией и отображает информацию обо всех бланках (серия и номер).

Увольнение и устройство на работу. Как правильно заполнить трудовую книжку

Принимая на работу нового сотрудника, инспектор отдела кадров обязан проверить наличие и правильность заполнения его трудовой книжки. При увольнении также проверить наличие трудовой книжки и правильно внести туда данные об увольнении.

Этапы правильного заполнения трудового документа

Титульная страница:

• фамилия, имя, отчество – так как в паспорте;
• дата рождения, заполнена арабскими цифрами;
• информация об образовании;
• специальность образования в именительном падеже;
• дата заполнения информации (не позже чем через 7 дней);
• подпись наемного работника;
• подпись и её расшифровка ответственного и заполняющего сотрудника отдела кадров;
• печать нанимающего предприятия/работодателя.

После заполнения титульной страницы, заполняется информация о приёме на трудовое место в течение 5 дней. В первую очередь ставится штамп предприятия со всеми её данными или отдельно написанными от руки.

Далее заполняются графы:

• графа 1 (порядковый номер);
• графа 2 (дата) – арабскими цифрами в день приёма на работу или соответствующей дате в трудовом договоре;
• графа 3 (данные о приеме/увольнении/переводе) – вся информация пишется полностью, без сокращений, зарегламентирована трудовым кодексом государства и подтверждающая подписью работником;
• графа 4 (основания для занесенной записи) – по приказу, протоколу, решению общего собрания с посылкой на дату и номер документа.

Графа о награждениях

В этом разделе записываются фактические данные:

• почетные звания, присуженные во время трудовой деятельности;
• государственные награды;
• почетные грамоты;
• наградные значки, дипломы;

Исправления и изменения в трудовой книжке

Бывают случаи, когда допускаются ошибки в заполнении трудовой книжки. Зависимо от их серьезности, есть разные способы их исправить:

• Если ошибка допущена на титульном листе, то её следует зачеркнуть одной линией, внести правильную информацию. С обратной стороны титульного листа указать ссылку на документ, который подтвердит корректность внесенных данных.
• При заполнении разделов следует как можно тщательней проверять данные, поскольку ошибки в разделах недопустимы. Новые данные считаются недействительными.
• Исправлять ошибки имеет право исключительно работодатель. В случае исправления ошибок новым работодателем, работник должен предоставить соответствующий документ – основание от работодателя, который допустил ошибку в записях.

Подшивка вкладыша

Когда все листы одного из разделов заполнены, в трудовой документ подшивается вкладыш. Вести и заполнять его нужно по тем же правилам, что и разделы в трудовой книжке. Это бланк строгого учёта бухгалтерией. Когда его выдают работнику, утверждают штампом, что вкладыш выдан и его номер. На титульном листе должна стоять печать предприятия, которое выдаёт вкладыш.

Оформление дубликата

 В случае утери оригинала трудовой книжки, работник обязан сообщить об этом работодателю способом подачи соответствующего заявления. Предприятие должно выдать работнику дубликат утерянной трудовой книжки в течение двух недель.

В дубликате указывается:

• стаж работы до текущего места трудоустройства (указан суммарно);
• точная информация о рабочей деятельности работника на данном предприятии;

Кроме утери трудовой книжки, дубликат может быть выдан и в других случаях:

• трудовая книжка больше непригодна для использования;
• запись в документе является недействительной по решению суда;

Правильное применение печатей

 В трудовой книжке принято ставить 2 вида печатей:

• печати кадровых служб;
• печати предприятия;

Случаи, когда должна ставится печать:

• при записи новых данных на титульном листе;
• при корректировании (изменении) информации ставится на обложке документа с обратной стороны;
• в случае выдачи вкладыша – ставится непосредственно на нём;
• при увольнениях по любой причине;

Особенности оформления трудовых книжек у ИП

Индивидуальный предприниматель – это собственно работодатель. Завести на каждого наёмного работника трудовую книжку и вести её с учетом законодательства и общих правил – прямая и непосредственная обязанность.

Особенности записей в трудовых книжках ИП:

• недопустимы сокращения: полностью записывается «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество» физического лица;
• все занесенные данные, а также измененные данные должны регламентироваться законодательством;
• в трудовую книжку не записывается информация о стаже работы ИП;
• ИП имеет право официально нанимать другого индивидуального предпринимателя по трудовому договору и соблюдать все трудовые отношения и обязанности как работодатель и работник;