Между работодателем и наёмным работником формируются трудовые и деловые отношения. Эти отношения регламентируются на основе законодательства о правах и нормах трудоустройства. Любые отношения деятельность, связанные со сферой труда должны быть документально отражены и зафиксированы.
Трудовая книжка – это индивидуальный документ с данными о стаже, качестве, продолжительности работы конкретного человека на каждой официально устраивающей работе, а также дополнительные сведения, описывающие деятельность.
- Оформление трудовой книжки. Правила ведения трудовых книжек ↓
- Общие правила заполнения трудовой книжки ↓
- Увольнение и устройство на работу. Как правильно заполнить трудовую книжку ↓
- Этапы правильного заполнения трудового документа ↓
- Графа о награждениях ↓
- Исправления и изменения в трудовой книжке ↓
- Подшивка вкладыша ↓
- Оформление дубликата ↓
- Правильное применение печатей ↓
- Особенности оформления трудовых книжек у ИП ↓
Фактически, трудовая книжка необходима для таких целей:
- Реальной фиксации деятельности труда человека.
- Для информирования наёмным сотрудником работодателя о своих заслугах, опыте, стаже, причинах увольнения, выговорах. Для ознакомления с детальной характеристикой потенциального работника.
- Для получения прав на пенсию и их реализацию.
Оформление трудовой книжки. Правила ведения трудовых книжек
Для официального документа существуют и официальные правила и нормы его ведения.
В трудовой книжке предусмотрено ведение 3-х разделов:
- информация и работнике;
- информация о работодателе;
- информация и наградах;
Датирование:
- все записанные данные, содержащие цифры, обозначаются исключительно арабскими цифрами;
- формат года – ХХХХ;
- формат месяца и числа – ХХ;
Чернила:
- Все данные записываются исключительно рукой инспектора отдела кадров предприятия (организации) шариковой ручкой чернилами, устойчивыми к влажности и яркому освещению, черного, синего или фиолетового цвета.
- Гелевые ручки не допускаются. Только пасты.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Трудовой кодекс регламентирует нормы состава сведений в трудовой книжке:
- данные о работнике;
- характеристика его деятельности;
- информация о переводах на другие рабочие месте непрерывной деятельности;
- причины увольнений;
- причина завершения заключенного с работодателем трудового договора;
- данные о наградах, выговорах, поощрениях;
К сведениям, которые заносятся в трудовую книгу относятся:
- выполненная работа;
- перевод с одного места работы на другое с непрерывной деятельностью;
- квалификация;
- увольнение;
- награды и выговоры;
Сроки:
- Трудовая книга заполняется на каждого работника персонально, если тот работает в юридической организации от 5-и дней как на основном месте занятости.
- Вся информацию нужно заполнять не позже чем через 7 дней, а в случае увольнения – в тот же день. Ответственным является инспектор отдела кадров организации.
- Все записи имеют свой порядковый номер (предельно в одном разделе).
Рядом с правилами и нормами установлены исключения:
- если предприятие переименовывается, перезаполняются 3 и 4 разделы книжки;
- записи о непрерывной деятельности не нумеруются как дубликат;
- также не нумеруются наименования работодателей;
Работник обязан ознакомиться с каждой записью, касающейся характера деятельности, выполненных работ, перевода на другие места, увольнении. При согласовании с информацией, работник ставит подписи.
По истечению срока трудового договора, записи в трудовой книжке заверяются (относительно времени работы в конкретной организации). Подтверждается печатью, подписью руководителя, подписью работника. На титульной стороне оригинала и дубликата, после заполнения всех необходимых данных, ставится роспись работника.
Хранить трудовые книжки необходимо в недоступном месте для третьих лиц. На предприятиях – это сейф. В случае порчи документа, организация получает штрафные санкции. Кроме того, разные трудовые книги имеют одинаковый срок хранения, но разные условия:
- Невостребованная трудовая книжка – 75 лет.
- Книжки с учетом движений – 75 лет.
- Приходно-расходные книжки по учету бланков – 5 лет. Ведётся бухгалтерией и отображает информацию обо всех бланках (серия и номер).
Увольнение и устройство на работу. Как правильно заполнить трудовую книжку
Принимая на работу нового сотрудника, инспектор отдела кадров обязан проверить наличие и правильность заполнения его трудовой книжки. При увольнении также проверить наличие трудовой книжки и правильно внести туда данные об увольнении.
Этапы правильного заполнения трудового документа
Титульная страница:
- фамилия, имя, отчество – так как в паспорте;
- дата рождения, заполнена арабскими цифрами;
- информация об образовании;
- специальность образования в именительном падеже;
- дата заполнения информации (не позже чем через 7 дней);
- подпись наемного работника;
- подпись и её расшифровка ответственного и заполняющего сотрудника отдела кадров;
- печать нанимающего предприятия/работодателя.
После заполнения титульной страницы, заполняется информация о приёме на трудовое место в течение 5 дней. В первую очередь ставится штамп предприятия со всеми её данными или отдельно написанными от руки.
Далее заполняются графы:
- графа 1 (порядковый номер);
- графа 2 (дата) – арабскими цифрами в день приёма на работу или соответствующей дате в трудовом договоре;
- графа 3 (данные о приеме/увольнении/переводе) – вся информация пишется полностью, без сокращений, зарегламентирована трудовым кодексом государства и подтверждающая подписью работником;
- графа 4 (основания для занесенной записи) – по приказу, протоколу, решению общего собрания с посылкой на дату и номер документа.
Графа о награждениях
В этом разделе записываются фактические данные:
- почетные звания, присуженные во время трудовой деятельности;
- государственные награды;
- почетные грамоты;
- наградные значки, дипломы;
Исправления и изменения в трудовой книжке
Бывают случаи, когда допускаются ошибки в заполнении трудовой книжки. Зависимо от их серьезности, есть разные способы их исправить:
- Если ошибка допущена на титульном листе, то её следует зачеркнуть одной линией, внести правильную информацию. С обратной стороны титульного листа указать ссылку на документ, который подтвердит корректность внесенных данных.
- При заполнении разделов следует как можно тщательней проверять данные, поскольку ошибки в разделах недопустимы. Новые данные считаются недействительными.
- Исправлять ошибки имеет право исключительно работодатель. В случае исправления ошибок новым работодателем, работник должен предоставить соответствующий документ – основание от работодателя, который допустил ошибку в записях.
Подшивка вкладыша
Когда все листы одного из разделов заполнены, в трудовой документ подшивается вкладыш. Вести и заполнять его нужно по тем же правилам, что и разделы в трудовой книжке. Это бланк строгого учёта бухгалтерией. Когда его выдают работнику, утверждают штампом, что вкладыш выдан и его номер. На титульном листе должна стоять печать предприятия, которое выдаёт вкладыш.
Оформление дубликата
В случае утери оригинала трудовой книжки, работник обязан сообщить об этом работодателю способом подачи соответствующего заявления. Предприятие должно выдать работнику дубликат утерянной трудовой книжки в течение двух недель.
В дубликате указывается:
- стаж работы до текущего места трудоустройства (указан суммарно);
- точная информация о рабочей деятельности работника на данном предприятии;
Кроме утери трудовой книжки, дубликат может быть выдан и в других случаях:
- трудовая книжка больше непригодна для использования;
- запись в документе является недействительной по решению суда;
Правильное применение печатей
В трудовой книжке принято ставить 2 вида печатей:
- печати кадровых служб;
- печати предприятия;
Случаи, когда должна ставится печать:
- при записи новых данных на титульном листе;
- при корректировании (изменении) информации ставится на обложке документа с обратной стороны;
- в случае выдачи вкладыша – ставится непосредственно на нём;
- при увольнениях по любой причине;
Особенности оформления трудовых книжек у ИП
Индивидуальный предприниматель – это собственно работодатель. Завести на каждого наёмного работника трудовую книжку и вести её с учетом законодательства и общих правил – прямая и непосредственная обязанность.
Особенности записей в трудовых книжках ИП:
- недопустимы сокращения: полностью записывается «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество» физического лица;
- все занесенные данные, а также измененные данные должны регламентироваться законодательством;
- в трудовую книжку не записывается информация о стаже работы ИП;
- ИП имеет право официально нанимать другого индивидуального предпринимателя по трудовому договору и соблюдать все трудовые отношения и обязанности как работодатель и работник;