Основные положения по ведению и хранению трудовых книжек

В делопроизводстве каждой организации кадровый учет работников является основополагающим в системе учета кадров и работе с государственными органами. Главным документом, в котором находится вся информация о трудовом опыте жизни, является трудовая книжка. Этот документ удостоверяет работника в его пенсионных и страховых отчислениях. Регламент обязывает всех предпринимателей вести учет трудовых книжек.

Законодательная база

Согласно постановлению Правительства РФ №225 от 16.04.03 структурные подразделения ФС занимаются надзирательской службой и контролем по соблюдению всех регламентированных требований к охране труда. Также службой осуществляется надзор по соблюдению всех нормативно-правовых актов.

Те организации или их представители, нарушившие законодательную базу, привлекаются к ответственности, прописанной в кодексе.

Основные положения по ведению трудовых книжек

• В трудовой книжке работника, который осуществлял трудовую деятельность более пяти рабочих дней.
• Вся информация, вносимая в трудовую книжку должна полно и кратко отражать данные о сотруднике.
• Причина разрыва трудового договора одной из сторон должна вноситься в строгом соблюдении ТК РФ, ссылаясь на конкретную статью.
• Награды за качественную работу и иные виды награждения также записываются.
• Возвращается документ лишь в последний день, в остальных случаях работник может получить копию.
• В некоторых случаях работник может не находиться в день увольнения на месте, тогда работодатель оставляет за собой право отправить уведомлении.

Что относится к ведению трудовых книжек

На основе п.41 правила ведения трудовых книжек следующие:

1. Осуществлять внесение записей в приходно-расходную книгу по учету движения трудовых книжек и прикрепленных к ним вкладышей.
2. Любой документ, относящийся к трудовому учету должен нумероваться и сшиваться.
3. Все, что записывается в документ от лица компании подкрепляется подписью директора и оттиском печати компании.
4. Дело, в котором находится трудовая книжка, скрепляется сургучной печатью или же опломбировано. Подобное правило безопасности действует в обязательном порядке для предотвращения фальсификации данных работников. Заверять оригинальность и верность информации можно с помощью оттиска мастичной печати, которая используется исключительно для заверения подобных учетных форм.
5. Ответственные лица за ведение трудовых книжек принимают дела только согласно акту приема-передачи документооборота.
6. Данные указанные в трудовой книжке проверяются на правильное оформление и движение документов.
7. Проверяется наличие и сохранность всех трудовых книжек и вкладышей, сопутствующих им.
8. Те работники, для которых работа в организации стала первой, записываются в другой форме.

Положения по хранению

1. В обязательном порядке в приходно-расходную книгу вносятся все сведения и операции, связанные с получением и расходом данных бланков и вкладышей. Также в книги прописываются серии и номерные знаки каждого выданного бланка. Данные регистрируются на каждого принятого и уволенного сотрудника организации. Получая трудовую книжку, работник расписывается в личном деле.
2. Все бланки хранятся в организации в соответствии со строгой отчетностью и могут выдаваться ответственному лицу только по запросу. Отчетность за каждый бланк сдается в конце каждого месяца. Те бланки, которые были испорчены в ходе работы – уничтожаются и на них составляется акт.
3. Срок хранения трудовых книжек и их дубликатов составляет 2 года. Хранятся документы в кадровом отделе предприятия. После истечения срока передаются в архив, где срок хранения составляет не менее 50 лет, после чего уничтожаются в соответствии с ТК РФ.
4. Организация должна обеспечить кадровый отдел необходимым количеством бланков трудовых книжек и вкладышей, сопутствующих им.

Кто занимается ведением и хранением

Основываясь на п.45, директор берет на себя полную ответственность за ее ведение, в т. ч. и обеспечивает сохранность. Он, в свою очередь, имеет право назначить на основе приказа или распоряжения ответственное лицо, которое также будет осуществлять данные функции, но при этом ответственность остается на нем. В течение некоторого времени после внедрения подобные документы в силу своей низкой тогдашней защищенности, часто подвергались подделкам.

Современные же трудовые книжки имеют надежную защиту от фальсификации. Купить их можно много где, например, в ближайшем газетном киоске или почтовом отделении. Но это касается только случаев, когда книжка государственного образца приобретается в единичном экземпляре. Некоторые крупные предприятия и организации закупают их оптом у надежных поставщиков.

Ошибки и особенности при ведении и хранении

В отличие от простых соискателей, устраивающихся на работу, юридические лица могут купить трудовые книжки только у распространителей, имеющих соответствующее разрешение, закрепленное договором. Поставщики, распространяющие пустые бланки, осуществляют свою деятельность под контролем лицензии.

При этом они ведут подробный учет реализации документов – каким фирмам и в каком количестве они были проданы, какие имеют номера. Собранные сведения передаются в специальные органы, где проверяются и систематизируются.

Первичное оформление

Не внесение сведений об образовании и курсах повышения квалификации работника. Ошибки при написании ФИО. Внесение неподтвержденной документами информации со слов работника – строго воспрещается. Данные ошибки возникают лишь того, когда лицо не действует согласно установленным правилам.

Делопроизводство трудовых книжек

Часто допускаются недочеты ведения трудовых книжек в описании деятельности работника. Следует учитывать, что тогда, когда принимают нового сотрудника, ему в документ делаются только следующие записи:

• Дата принятия сотрудника на работу.
• Название подразделения, куда принимается сотрудник.
• Название должности, квалификационного уровня.

Оформление дубликата

Недействительные записи:

• информация с ненадлежащим оформлением документов;
• информация неполно отображена;
• нет записи о дубликатных экземплярах;

Утерянную трудовую книжку можно восстановить, обратившись к бывшему работодателю, где ему будет выдан дубликат документа. Новый работодатель не должен сталкиваться с данной проблемой.

Сотрудники, для которых ведение трудовых книжек обязательно

Если человек, осуществляющий трудовую деятельность на предприятии более пяти рабочих дней, то заведение книжки строго обязательно. К ним также относятся сотрудники выполняющею работу сезонного или временного характера.

Существуют только две категории рабочего персонала, для которых вести книжку фирме не обязательно:

• Трудовая деятельность работника осуществляется на условиях договора.
• Частный предприниматель. В этом случае ведение книжки может происходить только по заявлению работника.

Выдача трудовых книжек сотрудникам

Трудовые книжки выдаются работнику в последний день работы в организации. В случае отсутствия работника в этот день на рабочем месте, работодатель уведомляется сотрудника в письменном виде с помощью почтового отделения.

Таким же образом, в связи с обстоятельствами работника трудовая книжку может быть отправлена почтой с письменного соглашения работника. Устное разрешение не котируется и не принимается. Также трудовая книжка может быть выдана уполномоченному лицу от работника, действующего на основе доверенности на получение документа. Родственникам в случае гибели сотрудника или на основании доверенности.